Le service archives de la Commune nouvelle de Charny Orée de Puisaye est en charge de la conservation, du classement et de l’élimination des documents communaux. L’agent en charge de ce service intervient dans les différentes mairies annexes ainsi qu’à la mairie centrale de Charny pour recenser, rassembler, classer la masse de documents conservés au fil des siècles.
L’archivage est une obligation légale des communes. Aux termes de l’article L. 211-1 du Code du patrimoine, les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Quelle que soit sa date de création ou sa spécificité, un dossier communal reste un document administratif qui peut avoir une utilité et dont le maire est toujours responsable devant la loi. Ces documents peuvent servir à la gestion des affaires communales, aux administrés pour prouver des droits et aux amateurs d’histoire locale ou de généalogie.
C’est pourquoi le classement et les modes de conservation des archives communales doivent faire l’objet d’un travail rigoureux en lien avec les archives départementales chargées du contrôle scientifique et technique des archives des collectivités territoriales.
Les écrits à conserver ne doivent pas être entassés au fond d’un grenier ou dans une pièce humide. Après avoir vérifié l’obligation ou la pertinence de leur conservation, les actes doivent être répertoriés, classés et entreposés dans des espaces réservés, sains, propres et accessibles.
Un travail de longue haleine d’autant plus important que la commune compte 14 mairies. Un premier tri sommaire en amont a permis d’éliminer des documents courants à durée d’utilité très courtes.
Le tri se fait mairie par mairie : en effet, les documents des différentes communes historiques ne doivent pas être mélangés. Comme pour les documents administratifs personnels, les documents des administrations publiques ont une durée d’utilité dite « administrative » en fonction de leur nature.
Mais au-delà de l’aspect réglementaire, « ces interventions permettent aussi de découvrir des documents dont la valeur historique s’avère plus intéressante qu’ils ne pourraient le laisser paraître. Je prends pour exemple récent une affiche d’après-guerre (fin années 40) pliée en quatre dans une pile de documents et qui mérite d’être soigneusement conditionnée pour une éventuelle restauration. Les lieux d’archivages détiennent aussi d’anciens ouvrages scolaires provenant des écoles communales (donc propriétés de la commune), des cartes cartonnées grand format, des manuels… », rapporte l’archiviste communal.
Ces visites donnent lieu à un véritable voyage dans le temps : un bon de réquisition d’une moto pendant la seconde Guerre mondiale, un carnet de vaccination rédigé par le directeur de l’école de Chêne-Arnoult entre 1910 et 1916, les comptes de gestion de la fin du 19e siècle avec cette écriture calligraphiée soignée si caractéristique de cette époque, un carnet de vignettes édité au profit d’un monument à la gloire du Maréchal Joffre… Les mairies recèlent bien des trésors pour qui est sensible aux témoignages du passé.
Il est prévu qu’un local soit spécifiquement dédié aux archives communales sur le territoire communal. En attendant les archives sont conservées dans les mairies.
